Quadre d'accés, transferència i eliminació de documents de l'Ajuntament de Castellbisbal

El Quadre d'accés, transferència i eliminació de documents de l'Ajuntament de Castellbisbal és el document tècnic que senyala les condicions bàsiques d’accés, terminis de conservació i transferència dels documents de l’Ajuntament de Castellbisbal a partir de les sèries documentals.

Per a cada sèrie documental (conjunt d’expedients que reuneixen unes característiques comunes) s’estableix els punts següents:

  • Si la sèrie documental és essencial per a l’Ajuntament.
     
  • Si es transfereix a l’Arxiu Municipal. Les transferències a l'Arxiu es duran a terme d'acord amb el calendari de transferències en expedients tancats. Addicionalment en expedients electrònics es transferiran quan un expedient estigui inactiu durant un període de temps, i en tots els casos passat un període determinat de temps de la seva obertura a efectes de preservació.
     
  • TAAD o resolució que senyala si es pot eliminar o no un document. Són documents tècnics aprovats per la Generalitat de Catalunya que defineixen el període de retenció i el règim general d’accés a la documentació de les administracions públiques de Catalunya.
     
  • Tipus de disposició dels documents, execució de l’eliminació i termini de conservació en mesos. Establiment del tractament (eliminació o conservació total o parcial) que ha de tenir una sèrie documental, conjuntament amb el període mínim en que s'han de conservar els expedients corresponents (expressat en mesos des del tancament de l'expedient). Per a les sèries objecte d'eliminació s'assenyala les condicions d'execució de la política.
     
  • Condicions i regulació d’accés als documents. El règim d'accés (consulta per part de qualsevol persona externa a l'ajuntament) dels documents informant si són d'accés lliure, lliure amb restriccions o restringit. Es marca també la forma en que es pot accedir als documents atenent les seves condicions d'accés.

En referència a l’accés als documents, en general tots els documents són oberts a la consulta, no obstant hi ha limitacions en el seu accés.

Els articles 20 i 21 de la Llei 19/2014, de 29 de desembre, de transparència i bon govern, i articles 34 i 36 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d'arxius i gestió de documents senyalen limitacions per raó de les següents matèries:

a) La seguretat pública.

b) La investigació o la sanció de les infraccions penals, administratives o disciplinàries.

c) El secret o la confidencialitat en els procediments tramitats per l’Administració pública, si el secret o la confidencialitat són establerts per una norma amb rang de llei.

d) El principi d’igualtat de les parts en els processos judicials o la tutela judicial efectiva.

e) Els drets dels menors d’edat.

f) La intimitat i els altres drets privats legítims.

g) El secret professional i els drets de propietat intel·lectual i industrial.

h) El dret d’accés a la informació pública també pot ésser denegat o restringit si la informació té la condició de protegida i així ho estableix expressament una norma amb rang de llei.

Respecte als documents que contenen dades de caràcter personal o que afecten a l’honor és d’aplicació la Llei Orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de Protecció de Dades de Caràcter Personal, i la Llei Orgànica 1/1982, de 5 de maig, de Protecció Civil del Dret a l’Honor, a la Intimitat Personal i Familiar i a la Pròpia Imatge.

La vigència de les exclusions de consulta està regulada a l’article 36 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i gestió de documents amb el tenor literal següent:

“1. D’una manera general, les exclusions establertes legalment quant a la consulta de documents públics queden sense efecte al cap de trenta anys de la producció del document, llevat que la legislació específica disposi una altra cosa. Si es tracta de documents que contenen dades personals que puguin afectar la seguretat, l’honor, la intimitat o la imatge de les persones, com a norma general, i llevat que la legislació específica disposi una altra cosa, poden ésser objecte de consulta pública amb el consentiment dels afectats o quan hagin passat vint-i-cinc anys d’ençà de la seva mort o, si no se’n coneix la data, cinquanta anys d’ençà de la producció del document.”

Per últim, assenyalar que els investigadors tenen un accés privilegiat a documents exclosos de reserva complint també una sèrie de condicions com el tractament estadístic de la informació obtinguda.

 

Darrera actualització: 06.11.2017 | 11:23
Darrera actualització: 06.11.2017 | 11:23