Avaluació i eliminació de documents

Podeu consultar el Registre d’eliminacions de documents de l'Ajuntament de Castellbisbal al Portal de Transparència: www.castellbisbal.cat/portaltransparencia

Com es gestiona l’eliminació de documents

L’eliminació o destrucció de documents de l’Ajuntament de Castellbisbal és un procediment reglat per la normativa vigent que permet gestionar de forma correcte l’ingent quantitat de documents que produeix anualment l’Ajuntament. Permet gestionar millor els documents importants i arxivar millor els documents a l’Arxiu Municipal.

L’eliminació de documents de l’Ajuntament consisteix en la destrucció segura i definitiva de forma certificada dels documents que ja no tenen cap valor administratiu, econòmic, legal o històric. Únicament es poden eliminar els documents que autoritza la Generalitat de Catalunya, i després de dur a terme una tramitació administrativa de tal forma que s’assegura l’acompliment de la normativa vigent.

Amb l’objectiu d’analitzar i fer propostes per a l’eliminació segura de documents, l’Ajuntament ha creat una Comissió Tècnica (Comissió Municipal d’Accés i Avaluació de Documents de Castellbisbal) que es reuneix periòdicament i que té per com a funció:

“La Comissió té per objecte estudiar les propostes d’avaluació, disposició i accés documental a partir de l’anàlisi dels valors jurídics i administratius dels documents, als efectes de garantir l’avaluació, disposició i accés correctes dels documents públics en aplicació de l’avaluació de les sèries documentals duta a terme per part de la Comissió Nacional d’Accés i Avaluació Documental de la Generalitat de Catalunya, o a través de noves propostes avaluació, disposició i accés. Cap document original produït o rebut per l’Ajuntament serà objecte d’eliminació sense la oportuna tramitació regulada a l’article 13è d’aquest reglament. Així mateix té per objecte estudiar les consultes relacionades amb l’accés als documents.”

Registre de destrucció de documents

El Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents regula en el seu article 12 el "Registre de destrucció de documents". L’article regula que “tots els titulars de documents públics han de disposar d’un registre de destrucció de documents”.

El Servei d’Arxiu i Gestió Documental gestiona l’eliminació certificada de documents de l’Arxiu Municipal de Castellbisbal que han estat avaluats com eliminables, així com còpies i esborranys sense valor identificats en el transcurs de les tasques de tractament de la documentació municipal per al seu arxiu. Aquesta eliminació queda enregistrada al registre de destrucció de documents que podeu consultar al Portal de Transparència: www.castellbisbal.cat/portaltransparencia