Pla estratègic del Servei d'Arxiu i Gestió Documental

El Servei d’Arxiu i Gestió documental del servei públic especialitzat en la gestió, tractament, i en la custòdia, divulgació i accés dels documents públics, i dels privats dels quals en té responsabilitat.

Gestiona l'Arxiu Municipal de Castellbisbal (AMCAS), participa, promou millores i gestiona les eines i polítiques del Sistema de Gestió Documental corporativa de l'Ajuntament, i el desenvolupament de l'Administració Electrònica amb projectes singulars lligats amb els processos, tramitacions i gestió de les dades.

Al Pla estratègic i les corresponents memòries i Carta de Serveis s’indica la Missió, Visió i Valors del Servei.

El Servei està estructurat en els àmbits – línies de serveis següents:

• Línia de Serveis – Àmbit 1: Administració del servei

Processos interns de control i de suport que tenen la finalitat la Gestió del Servei i instal·lacions: Gestió del personal, pressupost, instal·lacions i planificació i gestió de la qualitat.

• Línia de Serveis – Àmbit d’actuació 2: Gestió dels fons documentals

Serveis adreçats a usuaris interns: Transferències ordinàries de documents des de les unitats de gestió. Processos que tenen per la finalitat la gestió del fons documental: Transferències de documents electrònics, Tractament arxivístic de documents pendents de tractament, Instruments de descripció de l’Arxiu i Avaluació documental.

• Línia de Serveis – Àmbit 3: Sistema de gestió documental corporatiu

Serveis adreçats a usuaris interns: Manteniment de processos i gestió documental al gestor documental i assessorament i suport per a la gestió documental de les unitats departamentals, actuacions singulars per la gestió de documents i dades. Processos interns de gestió documental: Polítiques i eines de gestió documental, Seguiment de la gestió electrònica, Gestió de Circuits administratius, plantilles de documents, formularis i definició de tràmits i gestions.

• Línia de Serveis – Àmbit 4: Gestió de l’accés als documents

Serveis adreçats als usuaris interns i externs: Consultes i préstec d’ordre intern, Consulta i reproducció de documents de l’arxiu.

• Línia de Serveis - Àmbit 5: Protecció, difusió i recerca

Serveis adreçats a la ciutadania: visites guiades, conferències i mostres documentals. Processos vinculats amb la recerca, la gestió de l’Ingrés de fons documentals, Projecte Arxiu en Línia, i Difusió.

El Servei d’Arxiu i Gestió Documental té marcats tres objectius estratègics d’acord amb el Pla Estratègic, concretant-se aquest en objectius operatius i actuacions anuals. Aquests objectius estratègics impacten en el conjunt de línies de serveis (o àmbits d’actuació) i els serveis que ofereix i activitats:

• Objectiu Estratègic 1: Millorar la qualitat dels serveis que es presten: impacta de forma transversal sobre tots els serveis que ofereix el Servei d’Arxiu i Gestió Documental i els processos interns.
• Objectiu Estratègic 2: Racionalitzar les eines tecnològiques: vincula el conjunt d’eines tecnològiques que empra el Servei a efectes d’optimitzar els recursos.
• Objectiu Estratègic 3: Promoure un canvi cultural corporatiu en la gestió documental: es concreta amb els serveis que ofereix el Servei d’Arxiu i Gestió Documental als usuaris interns.